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발신인이 수신인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송했다는 사실을 우체국에서 공적으로 증명하는 우편제도이다. A가 B에게 위와 같은 ‘통고서‘를 언제 발송했다는 사실을 나중에 우체국에서 증명할 수 있는 우편제도가 바로 내용증명이다.
내용증명은 주로 법적으로 중대한 의미를 가지는 의사표시를 할 때 이용된다.
예를 들어 A라는 사람이 B라는 사람과 매매계약을 체결했다가 그것을 해제하려고 하는 경우를 생각해 보자.
A는 분명히 구두 또는 서면으로 B에게 계약을 해제하겠다는 의사를 표시하였다. 그런데 나중에 계약이 해제되었는지의 여부에 관해 법적 분쟁이 발생하자, B는 A로부터 계약해제 통고를 받은 사실이 없다고 주장한다. 일이 그렇게 되면 별도의 증인이나 증거가 없는 이상 A로서는 하늘이 알고 땅이 안다는 넋두리밖에 할 수 없게된다.
그러나 만약 A가 내용증명으로 계약을 해제하겠다는 의사를 표시했다면 이야기는 달라진다. 내용증명을 보낼 때에는 총 3부를 만들어 발송인도 1부를 보관하게 되므로 A는 자신이 보관하고 있던 내용증명을 제시하여 B에게 계약해제 통고를 한 사실을 증명할 수 있게 된다. 그리고 만약에 A 자신이 보관하고 있던 내용증명을 잃어버렸더라도 우체국에서 보관하고 있는 또다른 1부를 이용하여 B에게 계약해제 통고를 한 사실을 증명할 수 있게 된다.
따라서 법적으로 중요한 의미를 가지는 행위는 가급적 내용 증명으로 하는 것이 바람직하다.
본래 내용증명 제도는 일정한 분서를 발송하였다는 것을 공적으로 증명하는 제도이다. 그러나 현실적으로는 내용증명이 그것을 받는 상대방에게 심리적 부담을 준다는 효과도 결코 무시할 수 없다.
예를 들어 나평범 씨로부터 돈을 빌린 나뻔뻔도 위와 같은 내용증명을 받음으로써 나평범 씨가 말로만 하는 것이 아니라 곧 행동으로 옮길지도 모른다는 것을 알게 될 것이고, 그것에 부담을 느껴 자발적으로 갚을 가능성도 있는 것이다.
따라서 내용증명을 보낼 때는 이쪽의 주장을 확실하게 밝히고, 앞으로 호락호락 넘어가지는 않겠다는 의사를 분명히 밝히는 것이 좋다.
내용증명에 특별한 양식이 있는 것은 아니다. 내용증명은 A4용지에 발송인 및 수취인의 주소와 성명을 기재한 다음, 자신이 쓰고자 하는 내용을 6하원칙(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게 하였다)에 따라 작성하면 된다. 주의할 점은 A4용지에 작성할 때 반드시 한쪽 면만을 사용해야지 양쪽 면을 모두 사용해서는 안 된다는 것이다.
그리고 작성하면서 문자나 기호를 정정, 삽입 또는 삭제할 때에는 화이트 같은 것으로 지워서는 안되고, 반드시 정정·삽입 또는 삭제를 한 후 그 글자 수를 난 외의 빈자리에 기재하고, 그 곳에 발송인의 도장을 날인하면 된다.
작성된 내용증명은 사업자에게 1통 발송하고 1통은 발신인에게, 나머지 1통은 우체국에서 보관합니다. 다만, 신용카드로 결제하였거나 통신회사에서 대금을 청구한 경우에는 신용카드사 또는 통신회사에도 내용증명을 발송해야 하고 이 결제 과정에 중간결제대항업체를 통해 결제한 경우 결제대행업체에도 발송합니다.
수신자의 수취여부와 상관없이 서면을 발송한 날부터 효력 발생합니다.
내용증명으로 발송한 우편물은 3년간 우체국에서 보관수령증, 주민등록증 등을 제시해 본인임을 입증하면 보관중인 등본의 열람을 청구할 수 있으며 필요시에는 복사를 요청할 수도 있습니다.
내용증명으로 보낼 문서의 작성이 완료되면, 먼저 2부를 복사하여 총 3부를 준비한다. 1부는 상대방에게 보내는 것이로, 1부는 자신이, 1부는 우체국에서 보관하는 것이다.
다음에 편지봉투에 내용증명의 문서에 적힌 발신인 및 수취인의 주소와 성명을 동일하게 기재한다.
또한 내용증명으로 보낼 문서가 두 장 이상인 경우에는 다음과 같이 앞 문서의 뒷면과 뒷문서의 앞면 사이에 간인을 하고, 최종적으로 발신인란에 자신의 도장을 찍으면 된다. 간인의 위치에는 제한이 없다.
철회권을 행사할 때는 반드시 서면으로 해야하는데 발송사실을 확실히 하기 위해서 내용증명으로 발송한다. 내용증명우편이란 우체국에서 공적으로 증명하는 등기취급 우편제도다. 특별한 양식은 없으나 편지지 또는 A4용지에 보내는 사람 이름과 주소, 받는 사람 이름과 주소 상품명, 계약일, 해약사유 등을 적어 3부를 작성한다(복사가능).
이것을 가지고 우체국에 가면 ‘내용증명‘우편물로 발생했다는 증명을 하여 1부는 우체국에, 1부는 본인이 보관하고 1부는 사업자에게 발송한다. 본인 보관용 1부는 잘 보관해야 한다.